OMÜ Senato Salonunda gerçekleşen toplantıya; Vali Yardımcısı Sezgin Üçüncü, Samsun Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreter Yardımcısı Sefer Arlı, Samsun İl Emniyet Müdürü Vedat Yavuz, OMÜ Genel Sekreteri Doç. Dr. Menderes Kabadayı ile Genel Sekreter Yardımcısı Mustafa Çayıroğlu, Yaşar Doğu Spor Bilimleri Fakültesi Dekanı Prof. Dr. Mehmet Yalçın Taşmektepligil, Türkiye Üniversite Sporları Federasyonu Başkanı Prof. Dr. Kemal Tamer ile beraberindeki heyet, Samsun Gençlik ve Spor İl Müdürü İsmail Hakkı Kasapoğlu, Samsun İl Kültür ve Turizm Müdürü Adnan İpekdal, Samsun İl Sağlık Müdürlüğü Başkan Yardımcısı Uzm. Dr. Alaiddin Domaç ve holding yetkilileri katıldı.
Vali Yardımcısı Sezgin Üçüncü'nün başkanlık yaptığı toplantıda, organizasyon etkinlik takvimi, branş türleri ve aşamaları, barınma, güvenlik tedbirleri, sağlık önlemleri konuları gündeme alınarak karşılıklı görüş ve öneriler bildirildi ve organizasyonun yol haritası netleştirilmeye çalışıldı.
Daha sonrasında ise holding yetkililerince 'Spor Koordinasyon Sunumu' yapılarak, organizasyonun spor faaliyetleri dışında, müzik ve eğlence gibi sosyal etkinliklerin detayları paylaşıldı.
Toplantının ardından Vali Yardımcısı Sezgin Üçüncü ve beraberindeki heyet, OMÜ Rektörü Prof. Dr. Sait Bilgiç'i makamında ziyaret etti. Ziyaret sırasında toplantının genel değerlendirmesi yapılarak karşılıklı fikir alışverişinde bulunuldu.
