Çarşamba Belediyesi'nde, kurum içi ve dışı yazışmalarının bilgisayar ortamında yapılmasında büyük kolaylık sağlayan ve işlem süresini hızlandıran Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ne (EBYS) geçiş için eğitim düzenledi. Çarşamba Belediye Başkanı Halit Doğan 'EBYS ile kurumda yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak ve geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülecek. Sistemin web temelli altyapısı sayesinde, belediye binasından bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp ve elektronik imza ile imzalanacak. Elektronik belge yönetimi sistemi ile kağıttan ve zamandan tasarruf sağlayacağız' diye konuştu.
DAHA GÜVENLİ
Elektronik belge yönetimi sisteminin daha güvenli olduğunu belirten Başkan Doğan şöyle konuştu: 'Her kurumda olduğu gibi Çarşamba Belediyesi`nde de fiziksel belgeler için ayrılan arşiv alanları geniş bir yer kaplıyor. Her geçen gün artan belge üretimine paralel olarak depolama alanlarına duyulan ihtiyaç da artıyor. Dokümanların güvenliğini sağlamak için alınacak koruma tedbirleri ve tahrip olan dokümanların bakımı gibi etkenler de belediyeye ek mali yük getiriyor. Ayrıca yangın, su taşkını, nem, ısı, hırsızlık ve yetkisiz müdahale gibi risk faktörlerine karşı geniş geleneksel depolama alanlarını korumak, elektronik depolamaya oranla daha zor. Fiziksel depolama alanına ihtiyaç duymayan elektronik belge yönetimi sistemi ise geleneksel sisteme göre daha güvenli bir ortam sağlayacak.'
