Dijitalleşen dünyada, ıslak imzaların yerini hızla elektronik süreçler alıyor. Ancak bu değişim, "Bu e-posta/e-belge mahkemede delil olur mu?", "Müşterime ya da resmi kuruma gönderdiğim sözleşmenin ulaştığını nasıl kanıtlarım?" gibi kritik soruları da beraberinde getiriyor. İşte tam bu noktada, elektronik belgelerinizi yasal olarak "ıslak imzalı" belge kadar güçlü kılan bir sistem devreye giriyor: KEP, yani Kayıtlı Elektronik Posta.
KEP Nedir? Dijital Dünyanın Islak İmzası ve Yasal Güvencesi
KEP gönderdiğiniz her türlü elektronik belgeye hukuki geçerlilik kazandıran teyitli iletişim kanalıdır. Sistem 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile tanımlanmıştır. Bilişim Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından lisanslanmış sağlayıcılar aracılığıyla hizmet verir.
KEP'i sıradan bir e-postadan ayıran en kritik özellik, gönderdiğiniz her belgenin "kim, ne zaman, kime" gönderdiği ve alıcının "belgeyi ne zaman açtığı" bilgilerini değiştirilemez şekilde kayıt altına almasıdır. Kayıtlar elektronik zaman damgası ile mühürlenir, belgenin içeriğinin o andan itibaren değiştirilemeyeceğinin garantisini verir. Bu sayede, KEP ile gönderilen belge, ıslak imzalı kağıt bir belge ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olur, mahkemelerde kesin delil olarak kabul edilir.
KEP Kimler İçin Zorunlu? Yasal Yükümlülük Taşıyan Kurumlar ve Şirketler
KEP kullanımı, yasal düzenlemelerle aşağıda sıralanan şirketler için zorunlu hale getirilmiştir:
● Anonim Şirketler, Limited Şirketler: Şirketlerin tüzel kişilik adına açılan KEP adresi, tıpkı vergi dairesi gibi zorunlu iletişim adresidir. Resmi yazışmalar, tebligatlar ve bildirimler artık bu adres üzerinden yapılır.
● Şahıs Şirketleri ve Gerçek Kişi Tüccarlar: Ticari faaliyet gösteren gerçek kişiler de KEP adresi edinmek ve bu adresi vergi dairesine bildirmekle yükümlüdür.
● Kamusal Özel Bilgi İçeren Kurum ve Kuruluşlar: Sağlık kuruluşları (hastaneler, eczaneler), bankalar, sigorta şirketleri gibi gizliliği yüksek verileri işleyen kuruluşlar, bilgileri güvenli bir kanaldan paylaşmak için KEP kullanmak zorundadır.
KEP Hesabı Nasıl Alınır ve Kullanıma Açılır? Adım Adım Rehber
İlk yapmanız gereken, BTK tarafından lisanslandığını teyit ettiğiniz KEP sağlayıcısı seçmektir. Sağlayıcıların sunduğu ücretleri karşılaştırabilirsiniz. Seçtiğiniz sağlayıcının internet sitesi üzerinden online başvuru yaparsınız. Başvuru sırasında;
● Gerçek Kişiler: T.C. kimlik numaranız ve gerekli kimlik bilgilerinizle başvurmalıdır.
● Tüzel Kişilikler (Şirketler): Şirketin tüzel kişilik adına başvuru yapılır. Bu işlem genellikle şirketin yetkili temsilcisi tarafından, şirketin ticaret sicil gazetesi ve imza sirküleri gibi belgeleriyle birlikte gerçekleştirilir.
Kimlik doğrulama işlemi, mobil imza/e-imza ile veya E-devlet üzerinden yapılabilir.
Kimlik doğrulama süreci başarıyla tamamlandıktan sonra, sağlayıcı sizin için kişisel veya kurumsal KEP adresinizi (örn: sirketadi@hs01.kep.tr) oluşturur. Kullanıcı adı/şifrenizi size iletir. Artık sağlayıcınızın web sitesine veya mobil uygulamasına giriş yaparak KEP panelinizi kullanmaya başlayabilirsiniz.
KEP ile Hangi İşlemler Yapılır?
KEP, iş dünyasında birçok kritik işlemi güvenle gerçekleştirebileceğiniz çok yönlü araçtır. KEP ile yapılabilecek başlıca işlemler:
● Resmî Tebligatlar: Şirketiniz için en önemli kullanım alanı budur. Resmî kurumlardan gelen tebligatlar ve sizin bu kurumlara yaptığınız bildirimler artık yasal olarak yalnızca KEP adresiniz üzerinden yapılmaktadır.
● Protokol Gönderimi: Müşterileriniz, tedarikçileriniz veya çalışanlarınızla yaptığınız her türlü sözleşme, satış sözleşmesi, hizmet sözleşmesi, gizlilik sözleşmesi KEP ile gönderilerek hem imza süreci hızlandırılır hem de belgenin kesin delil niteliği kazanması sağlanır.
● Ticari Belgeler: E-fatura, e-arşiv fatura ve diğer ticari evraklar (irsaliye, makbuz vb.) KEP ile gönderilebilir. Alıcının belgeyi hangi tarihte açtığı kayıt altına alınarak, muhasebe süreçleri için güvenli kanal oluşturulur.
● Resmî Başvuru ve Dilekçeler: Kamu kurumlarına yapılan bireysel veya kurumsal başvurular, izin talepleri KEP ile iletilerek başvurunun takibini garanti altına alınır.
● İhtar Çekme: Avukatlar aracılığıyla veya doğrudan gönderilen ihtarlar, ceza davalarına ilişkin suç duyuruları KEP'in sağladığı teyitli alındı onayı sayesinde geçerli tebligat hükmü taşır.