Asansör arıza takibi için bildirimi, teknisyen atamasını ve kapanışı tek kayıtta toplayan bir program gerekir. Asansorex, asansör firmalarının arızayı bildirimden çözüme kadar takip ettiği bulut tabanlı bir yazılımdır.
Bir arızanın iyi yönetilmesi yalnızca teknisyenin hızlı gitmesine bağlı değildir. Ofisin çağrıyı doğru kaydetmesi, doğru kişiye iletmesi, müşteriyi bilgilendirmesi ve işin sonucunu kayıt altına alması gerekir. Bu adımlardan biri koptuğunda aynı arıza için tekrar tekrar aranabilir veya yapılan iş faturaya yansımayabilir.
Arıza takibi telefonla neden zorlaşır?
Telefonla gelen arıza çoğu zaman bir deftere veya mesaj grubuna yazılır. Hangi teknisyenin gittiği, arızanın kapanıp kapanmadığı ve kullanılan parça sonradan zor bulunur. Asansör sayısı arttıkça bu açık büyür.
Mesaj gruplarında bir başka sorun da sorumluluğun belirsizleşmesidir. Herkes mesajı görür, ama işi kimin üstlendiği net olmayabilir. Müşteri "Arızam ne durumda?" diye sorduğunda ofisin teknisyeni arayıp bilgi alması gerekir.
Asansorex'te arıza süreci nasıl işler?
1. Bildirim: Arıza, asansördeki QR koddan, bina yöneticisinin portalından veya ofis kaydından gelir.
2. Bilgilendirme: Firma yeni bildirimi görür. Ayarlara göre ilgili kişilere SMS veya e-posta gönderilebilir.
3. Atama: Yönetici arızayı teknisyene atar ya da yetkisi varsa işi kendisi üstlenir.
4. Müdahale: Teknisyen durumu mobil uygulamadan günceller, yapılan işi ve kullanılan parçayı yazar.
5. Kapanış: Arıza çözüldü olarak kaydedilir, belge oluşturulur ve gerekirse tahsilat veya fatura sürecine geçilir.
Bir arıza kaydında neler bulunmalı?
Sağlıklı bir arıza kaydı, sonradan da anlamlı olmalıdır. En az şu bilgileri içermelidir:
· Arızanın bağlı olduğu bina ve asansör
· Bildirimi yapan kişi ve iletişim bilgisi
· Bildirim zamanı ve güncel durum
· Atanan teknisyen
· Tespit edilen sorun ve yapılan işlem
· Kullanılan parçalar ve varsa ek tutar
· Müşteri imzası veya ilgili belge
Bu bilgiler aynı asansörün geçmişinde toplandığında tekrar eden sorunlar daha kolay fark edilir. Bir asansörde aynı arızanın sık yaşanması, kalıcı onarım veya revizyon görüşmesi için de somut bir dayanak olur.
Arıza programında nelere bakılmalı?
· Her arıza doğrudan asansör kaydına bağlanıyor mu?
· Arızanın güncel durumu ofisten görülebiliyor mu?
· Açık arızaya sonradan atama veya durum değişikliği yapılabiliyor mu?
· Kullanılan parça stok kayıtlarıyla ilişkilendirilebiliyor mu?
· Arıza, cari ve fatura tarafıyla bağlantılı mı?
· Bina yöneticisi kendi bildirdiği arızanın durumunu görebiliyor mu?
Arıza ve bakım neden aynı sistemde olmalı?
Arıza kayıtları bakım geçmişinden ayrı tutulursa asansörün bütün resmi görülemez. Teknisyen, sahaya çıkmadan önce son bakımı ve önceki arızaları aynı yerde görebilmelidir. Ofis de asansörün yıl içinde kaç kez sorun çıkardığını başka dosyalara bakmadan anlayabilir.
Asansorex bu nedenle arızayı ayrı bir liste olarak değil, asansör kaydının parçası olarak ele alır. Aynı kayıt, müşteri bakiyesi ve fatura bekleyen işler gibi finans adımlarına da bağlanabilir.
Arızalar nasıl önceliklendirilmeli?
Tüm çağrılar aynı aciliyette değildir. İçeride mahsur kalan kişi varsa konu ayrı ve en öncelikli şekilde ele alınmalıdır. Tek asansörlü yüksek bir binadaki duruş, iki asansörlü bir binadaki kısa süreli sorundan daha hızlı müdahale gerektirebilir. Hastane, huzurevi gibi yerler için de firmalar kendi önceliklerini önceden belirlemelidir.
Önceliği yalnızca o an telefona bakan kişinin kararına bırakmak tutarsızlık yaratır. Firma, hangi durumda kimin aranacağını kısa bir kurala bağlamalıdır. Program bu kuralın yerini almaz, fakat açık işleri ve sorumluları görünür kılarak uygulanmasını kolaylaştırır.
Tekrar eden arıza nasıl yakalanır?
Aynı kapı sorunu için üç ayda dört kez gidiliyorsa asıl mesele o günkü çağrı değildir. Kayıtlar dağınıksa bu tablo görülmez ve her ziyaret ayrı bir olay gibi kalır. Asansör geçmişine bakıldığında sorunun bir parça, kullanım şekli veya eski tesisatla ilgili olup olmadığı daha iyi tartışılabilir.
Bu bilgi müşteriyle yapılacak görüşmeyi de güçlendirir. Firma "Sık arıza yapıyor" demek yerine tarihleri ve yapılan işlemleri gösterebilir. Kalıcı onarım veya parça değişimi teklifi somut kayda dayandığında yönetici için kararı anlamak kolaylaşır.
Müşteriye ne zaman, nasıl bilgi verilmeli?
Arıza anında müşterinin en çok istediği şey çoğu zaman hızlı çözüm kadar haberdir. Bildirimin alındığını, teknisyenin yönlendirildiğini ve parça bekleniyorsa bunun nedenini bilmek gerginliği azaltır. Asansorex'te arıza alındığında, atandığında ve çözüldüğünde kullanılabilen SMS şablonları bulunur.
Ancak bildirim sayısı da ölçülü olmalıdır. Her küçük durum değişikliği için mesaj atmak bir süre sonra okunmamasına yol açar. Firma, müşterisi için anlamlı olan adımları seçmeli ve mesaj dilini sade tutmalıdır.
Ücretli işlerde onay ve kayıt
Bazı arızalar sözleşme kapsamındadır, bazıları ek parça veya işçilik gerektirir. Sorun çoğunlukla işin yapılmasından sonra, ücret konuşulurken çıkar. Bu yüzden ek tutar doğacaksa bunun kim tarafından onaylandığı arıza kaydına yazılmalıdır.
Teknisyen elindeki parçayı stoktan seçebilir veya stokta olmayan bir kalemi serbest satır olarak ekleyebilir. Tutarın KDV durumu da işle birlikte belirtilmelidir. Böylece ofis, aynı iş için teknisyeni aramadan faturayı veya cari işlemi hazırlayabilir.
Mesai dışı çağrılar için düzen
Asansör arızası mesai saatine göre oluşmaz. Akşam ve hafta sonu nöbet düzeni olmayan bir firma, en önemli anda ulaşılamaz hale gelebilir. Nöbetçi kişi, ilgili haftanın listesi ve yedek iletişim yolu önceden belli olmalıdır.
Gece yapılan müdahale de sabah unutulmadan kaydedilmelidir. Mobil uygulamadan girilen kısa bir not, ertesi gün ofisin durumu anlamasına yeter. Kayda geçmeyen gece müdahaleleri hem faturayı hem de asansör geçmişini eksik bırakır.
Ay sonunda hangi sorulara bakılmalı?
Arıza kayıtları yalnızca günlük iş için değil, firmayı yönetmek için de kullanılır:
· Bu ay en çok arıza veren binalar hangileri?
· Hangi arızalar hâlâ açık ve neden bekliyor?
· Parça bekleyen işlerde müşteri bilgilendirildi mi?
· Ek ücretli işlerin faturası kesildi mi?
· Aynı asansöre tekrar gidilen durumlar var mı?
Teknisyene sahaya çıkmadan önce hangi bilgi ulaşmalı?
Çağrıyı alan kişi, teknisyenin işini kolaylaştıracak birkaç bilgiyi kısa sürede toplayabilir. Asansörün hangi katta durduğu, kapının açılıp açılmadığı, ekranda hata kodu görünüp görünmediği ve kabinde kimse olup olmadığı önemli başlıklardır. Bu sorular, doğru parçayla yola çıkma ihtimalini artırır.
Fotoğraf veya kısa açıklama da işe yarayabilir. Ancak bildirimi yapan kişiden teknik teşhis beklenmemelidir. Sakin ya da yönetici gördüğünü anlatmalı, tespiti yetkili personel yapmalıdır. Güvenlik gerektiren bir durumda kimse asansöre müdahaleye yönlendirilmemelidir.
Teknisyen binaya vardığında kaydı açtığında bu bilgileri, önceki arızaları ve binaya özel notları birlikte görmelidir. Böylece müşteriye aynı soruları yeniden sormak gerekmez. İş bittiğinde de sadece "Giderildi" yazmak yerine sorunun ne olduğu ve nasıl çözüldüğü birkaç kelimeyle not edilmelidir. Bir sonraki ziyarette başka bir teknisyen gitse bile bu notlar ona hazır bir başlangıç noktası sağlar.
Sık sorulan sorular
Arıza takip programı sadece büyük firmalar için mi? Hayır. Tek ekiple çalışan firmalar da arıza geçmişini ve açık işleri kayıt altında tutmak için kullanabilir.
Müşteri arızanın durumunu görebilir mi? Asansorex'in müşteri portalı kullanılıyorsa bina yöneticisi kendi arıza bildirimlerini ve durumlarını görebilir.
Detaylı anlatım için asansör arıza takip programı ve QR kod ile asansör takibi sayfalarına bakılabilir.
