Türkiye’de dijital dönüşüm süreci, özellikle muhasebe ve belge düzeni alanında köklü değişimleri beraberinde getiriyor. Bu dönüşümün merkezinde yer alan e-Fatura uygulaması, işletmelerin hem vergi mevzuatına uyumunu hem de günlük işleyişini doğrudan etkileyen kritik bir adımdır. Bu kapsamlı rehberde, “e-Fatura kimler için zorunlu?”, “e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?” ve “e-Fatura başvuru süreci nasıl işler?” gibi sıkça sorulan sorulara 2025 yılı itibarıyla yürürlükte olan güncel düzenlemeler çerçevesinde açıklık getiriyoruz.
e-Fatura Nedir?
e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan bir fatura türüdür. Kağıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip olan bu sistem, hem alıcı hem de satıcı için işlemleri kolaylaştırmakta ve dijital uyumluluğu artırmaktadır.
e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?
e-Fatura ve e-Arşiv fatura arasındaki fark uygulamada sıkça karşınıza çıkar. Temel fark, taraflardan birinin e-Fatura mükellefi olup olmamasına göre değişir:
● e-Fatura, yalnızca e-Fatura mükellefleri arasında gönderilebilir.
● e-Arşiv Fatura, e-Fatura mükellefi olmayanlara veya son kullanıcılara kesilir.
Bu ayrımı doğru anlamak, dijital fatura uygulamalarında hata yapmamak açısından oldukça önemlidir. e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki fark, aynı zamanda raporlama ve saklama süreçlerinde de etkili olmaktadır.
e-Fatura, yalnızca e-Fatura mükellefleri arasında düzenlenir ve otomatik olarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine anlık olarak iletilir. Bu sayede raporlama süreci doğrudan ve gerçek zamanlı şekilde gerçekleşir. Saklama yükümlülüğü ise hem gönderici hem alıcı tarafından yerine getirilmek zorundadır.
e-Arşiv Fatura ise e-Fatura kapsamı dışında kalan alıcılara düzenlenir ve günlük olarak GİB'e raporlanır. Saklama yükümlülüğü yalnızca faturayı düzenleyen mükellefe aittir. Bu nedenle, e-Arşiv süreçleri hem raporlama sıklığı hem de sorumluluk açısından e-Faturaya göre farklılık gösterir.
e-Fatura Kullanmak Zorunlu mu?
Gelir İdaresi Başkanlığı her yıl belirli ciro eşiği ve sektör bazlı kriterlere göre e-Fatura kimlere zorunlu olduğunu ilan eder. Bu çerçevede 2025 yılı için de güncel limitler ve zorunluluk kapsamı açıklanmıştır.
e-Faturanın Yasal Zorunlulukları
Vergi Usul Kanunu kapsamında belirlenen kriterlere göre bazı işletmeler için e-Fatura kullanımı zorunlu hale getirilmiştir. 2025 yılı itibarıyla geçerli olan bu zorunlulukları, kapsama giren şirketleri ve mevzuattaki dayanaklarını aşağıda inceleyebilirsiniz.
Türkiye’de e-Fatura Kullanım Zorunluluğu
Türkiye’de e-Fatura kullanım zorunluluğu, Vergi Usul Kanunu’na dayanmakta olup her yıl yayımlanan tebliğlerle güncellenmektedir. 2024 yılı itibarıyla brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler ile bazı sektörlerde faaliyet gösteren firmalar için zorunluluk devam etmektedir.
Hangi Şirketler e-Fatura Kullanmak Zorundadır?
Gelir İdaresi Başkanlığı, dijital vergi uygulamalarının yaygınlaştırılması amacıyla her yıl belirli kriterlere göre hangi işletmelerin e-Fatura kullanmak zorunda olduğunu açıklar. Bu kapsamda, hem ciro limitine ulaşan şirketler hem de belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunur. Ayrıca bazı kuruluşlar yasal statüleri gereği bu kapsama doğrudan dahil edilir. e-Fatura kullanmak zorunda olan şirketler aşağıdaki gibi sıralanabilir:
● 2024 yılı cirosu 3 milyon TL’yi aşan tüm şirketler,
● E-ticaret, inşaat, maden, gayrimenkul ve enerji sektöründe faaliyet gösteren bazı işletmeler, komisyoncu ya da tüccar olanlar, şarj ağı işletmecileri,
● Özel Entegratörlük izni olan kuruluşlar e-Faturaya geçmek zorundadır.
e-Fatura’nın Vergi Usul Kanunu’ndaki Yeri
e-Fatura uygulaması, Vergi Usul Kanunu’nun 231. maddesi ve ilgili tebliğlerle desteklenmekte olup, dijital belge düzenine geçişteki temel araçlardan biridir. Bu kapsamda yapılan düzenlemeler, işletmelerin dijital altyapıya geçişini zorunlu hale getirmiştir.
e-Fatura ile Gelen Avantajlar
e-Fatura yalnızca yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda işletmelere önemli operasyonel ve finansal avantajlar sunan bir sistemdir. Kağıt kullanımını azaltmasından süreçleri hızlandırmasına kadar birçok alanda verimlilik sağlayan bu dijital çözümün öne çıkan faydalarını aşağıda başlıklar halinde bulabilirsiniz:
Kağıt Tasarrufu ve Çevre Dostu Kullanım
e-Fatura ile kağıt kullanımının azaltılması, sürdürülebilirlik açısından büyük önem taşır. Her yıl milyonlarca fatura elektronik ortama taşınarak çevre dostu bir muhasebe sistemi kurulmaktadır.
Hızlı İşlem ve Zaman Tasarrufu
Elektronik ortamda fatura gönderimi ve alımı sayesinde süreçler çok daha hızlı ilerler. Bu da muhasebe ve finans ekiplerine büyük zaman kazancı sağlar.
Verimli Vergi Denetimi ve Raporlama
e-Fatura sistemi, vergi denetimlerinde GİB’in daha hızlı veri toplamasını sağlar. Bu sayede vergi şeffaflığı ve kayıt dışı ekonominin önlenmesi hedeflenir.
Maliyet Azaltma
Kağıt, posta, arşivleme ve iş gücü maliyetleri e-Fatura ile büyük ölçüde ortadan kalkar. İşletmeler, muhasebe süreçlerini sadeleştirerek önemli bir tasarruf elde eder.
e-Fatura Başvuru Süreci
e-Fatura sistemine geçiş yapmak isteyen işletmeler için başvuru süreci oldukça sistematik ve belirli adımlara dayalıdır. Gerekli belgeler, başvuru yöntemleri ve kullanılacak yazılım tercihi bu sürecin önemli parçalarını oluşturur. Aşağıda, e-Fatura başvurusuna dair tüm detayları adım adım inceleyebilirsiniz:
e-Fatura Başvurusu Nasıl ve Nereden Yapılır?
e-Fatura başvuru süreci, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Belge portalı üzerinden yürütülür. Mükellefler; doğrudan başvuru, özel entegratör aracılığıyla başvuru veya entegrasyon yöntemiyle süreci tamamlayabilir.
Başvuru İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?
e-Fatura, e-Defter gibi dijital uygulamalara geçiş yapmak isteyen işletmelerin başvuru sürecinde belirli belgeleri hazır bulundurması gerekmektedir. Bu belgeler, sistem entegrasyonunun sorunsuz ilerlemesi ve başvurunun Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanabilmesi açısından önem taşır. Aşağıda, başvuru sürecinde ibraz edilmesi gereken temel belgeler sıralanmıştır:
● Mali Mühür: Elektronik imzalama işlemleri için gereklidir ve TÜBİTAK Kamu SM üzerinden temin edilir. Şirket adına çıkarılan mali mühür, dijital belgelerin yasal geçerlilik kazanmasını sağlar. Şahıs şirketleri e-İmza ya da mali mühür, tüzel firmalar ise mali mühür başvurusunda bulunmalıdır. Özel entegratörle çalışılacaksa sadece mali mühür / e-İmza temin etmiş olunması ve sözleşme yapılması yeterlidir.
● Firma Bilgileri ve İmza Sirküleri: Başvuruda bulunacak firmanın ünvanı, vergi numarası, yetkili kişilerin bilgileri ve noter onaylı imza sirküleri ibraz edilmelidir.
● GİB Sisteminde Kullanıcı Hesabı: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sistemine giriş yapabilmek ve başvuru işlemlerini gerçekleştirebilmek için kullanıcı hesabı oluşturulmuş olmalıdır.
e-Fatura İçin Hangi Programı Kullanmalıyım?
Uyumlu, güvenilir ve GİB onaylı bir altyapı kullanmak şarttır. Uyumsoft’un e-Fatura çözümü, bu alandaki en kapsamlı sistemlerden biridir. Özellikle KOBİ'ler ve büyük işletmeler için kullanıcı dostu arayüzü ve kesintisiz teknik desteğiyle öne çıkar.
e-Fatura Nasıl Kesilir?
e-Fatura düzenleme süreci, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği teknik standartlara uygun şekilde yürütülür. Bu süreçte kullanılan yöntem, firmanın tercih ettiği altyapıya (GİB Portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon) göre değişmekle birlikte temel adımlar ortaktır:
1. e-Fatura Sistemine Giriş
GİB portalı kullanılacaksa, fatura kesmeye başlamadan önce, mükellefin GİB tarafından e-Fatura sistemine kaydedilmiş ve aktif hale getirilmiş olması gerekir. Özel entegratör kullanılacaksa özel entegratörün firmanın hesabını açmış olması gerekir. Bunun ardından;
● GİB Portal kullanıcıları ebelge.gib.gov.tr adresinden giriş yapar.
● Özel entegratör kullanıcıları, e-Fatura platformu gibi entegre sistemlerin arayüzünden giriş yapabilir.
2. Fatura Bilgilerinin Girişi
Fatura düzenlemek için aşağıdaki bilgiler eksiksiz şekilde sisteme girilir:
● Alıcının ünvanı, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası
● Alıcının adres bilgisi
● Fatura tarihi
● Mal veya hizmetin açıklaması
● Miktar, birim fiyat, KDV oranı ve tutarı
● Toplam fatura tutarı
● Düzenleyen firmanın mükellef bilgileri
Sistem, bu bilgileri e-Fatura formatı olan UBL-TR yapısına uygun bir XML dosyası olarak oluşturur.
3. Faturanın GİB’e İletilmesi
Oluşturulan e-Fatura, elektronik imza ile (ya da mali mühürle) imzalandıktan sonra;
● GİB Portal kullanıcıları için doğrudan GİB sistemine gönderilir.
● Özel entegratör kullananlar için entegratör sistemleri faturayı otomatik olarak GİB’e iletir. Özel entegratör yönteminde mali mühür/e-İmzanın fatura kesme aşamasında bilgisayara takılı olmasına gerek yoktur.
GİB sistemi, gelen faturayı format ve imza açısından kontrol eder. Uygunsa fatura alıcının e-Fatura posta kutusuna (GİB sisteminde tanımlı e-Fatura kutusu) iletilir.
4. Faturanın Alıcıya Ulaşması ve Arşivlenmesi
GİB tarafından onaylanan e-Fatura, alıcının sistemine düşer. Aynı zamanda;
● Gönderen tarafından dijital arşivde saklanır.
● Alıcı da faturayı sistemine alır ve kendi dijital arşivine kaydeder.
Hem gönderici hem alıcı, bu e-Faturayı 10 yıl süreyle dijital ortamda saklamakla yükümlüdür.
e-Fatura Mükellefi Ne Demek?
e-Fatura mükellefi, GİB tarafından belirlenen kriterlere uyan ve elektronik fatura sistemine geçmek zorunda olan gerçek veya tüzel kişilerdir. Bu unvana sahip işletmeler, yalnızca e-Fatura sisteminden fatura düzenleyebilir ve alabilir.
2025 yılı itibarıyla dijital dönüşüm yolculuğuna adım atmak isteyen her işletme için bu rehber yol gösterici olacaktır. e-Fatura kimler için zorunlu, e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki fark ve e-Fatura başvuru süreci gibi tüm kritik başlıkları içeren bu içerik, sizi dijitalleşmenin bir adım ötesine taşır.
e-Faturaya Uyumsoft'la Geçmenin Avantajları Nelerdir?
e-Fatura sistemine geçiş sürecinde özel entegratör ile çalışmak, teknik süreçleri kolaylaştırmak ve mevzuata tam uyum sağlamak açısından büyük önem taşır. Türkiye'nin öncü yerli yazılım firmalarından biri olan Uyumsoft, GİB onaylı özel entegratör olarak işletmelere uçtan uca bir e-Fatura çözümü sunar.
1. GİB Uyumlu ve Sürekli Güncellenen Altyapı
Uyumsoft’un e-Fatura uygulaması, GİB’in teknik ve yasal gerekliliklerine %100 uyumlu şekilde geliştirilmiştir. Yayımlanan her yeni tebliğ, düzenleme veya teknik doküman Uyumsoft sistemine anlık olarak entegre edilir. Böylece kullanıcılar, mevzuat takibi yapmak zorunda kalmadan sistem üzerinden güncel düzenlemelere uygun şekilde işlem yapabilir.
2. Web ve Mobil Uyumlu Platform
Uyumsoft’un e-Fatura çözümü, bulut tabanlı ve mobil uyumlu yapısı sayesinde farklı cihazlardan erişilebilir. Bu sayede kullanıcılar, ister ofiste ister sahada olsun, e-Fatura işlemlerini diledikleri yerden hızlı ve güvenli bir şekilde gerçekleştirebilir.
3. Kolay Entegrasyon, Hızlı Geçiş
Uyumsoft, ERP sistemleri ve muhasebe programları ile tam entegre çalışabilen bir altyapıya sahiptir. Kendi geliştirdiği ERP programı Liox ERP başta olmak üzere farklı sistemlerle hızlı entegre olabilen bu yapı sayesinde geçiş süreci hem teknik hem operasyonel açıdan sorunsuz tamamlanır.
4. Güçlü Teknik Destek ve Eğitim Hizmeti
Uyumsoft’un uzman destek ekibi, e-Fatura sistemine geçiş öncesinde ve sonrasında kullanıcılarına sürekli destek sağlar. Kurulum, sistem eğitimi, kullanıcı yetkilendirme ve günlük işlemlerde karşılaşılabilecek teknik sorunlar için çözüm odaklı hizmet sunulur.
5. Otomatik Arşivleme ve Raporlama Özellikleri
Uyumsoft e-Fatura sistemi üzerinden oluşturulan tüm belgeler, arşivleme ve raporlama modülleri ile saklanır ve istenen tarih aralığında geri çağrılabilir. Bu özellik, hem denetim süreçlerinde kolaylık sağlar hem de muhasebe süreçlerinin daha şeffaf yönetilmesini mümkün kılar.
6. e-Arşiv ve Diğer e-Belge Entegrasyonlarıyla Tam Kapsamlı Çözüm
Sadece e-Fatura değil; e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye,e-Dekont, e-Smm, e-Adisyon, e-Bilet, e-Sigorta Komisyon Gider Belgesi, e-Defter ve e-Müstahsil gibi tüm e-belge türleri için tek merkezden yönetim sunan Uyumsoft, kullanıcıların tüm dijital belge süreçlerini aynı platform üzerinden yürütmesine olanak tanır.
Uyumsoft’un sunduğu yenilikçi çözümler hakkında daha fazla bilgiye ulaşmak için https://www.uyumsoft.com/e-fatura adresini ziyaret edebilirsiniz.
