Saha size o anki fotoğrafı gösteriyor, kayıtlar ise sistemin aylardır nasıl işlediğini. İş güvenliği uzmanı tarafından üretilen ve takip edilen belgeler bu yüzden bürokratik bir yük değil, işin kanıtıdır.
1. Onaylı Defter
Yönetmeliğin 11. maddesine göre uzman; tespitlerini, tavsiyelerini, işyeri hekimiyle yaptığı ortak çalışmaları ve gerekli gördüğü diğer hususları onaylı deftere yazıyor.
Defterin üç imzası var: işveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi. Sayfalar birbirinin kopyası olacak şekilde düzenleniyor; bir nüsha işyerinde kalıyor, diğerleri taraflara veriliyor.
Neden bu kadar önemli? Çünkü hukuki uyuşmazlıkta delil niteliği taşıyor. Kaza sonrası mahkemenin ilk baktığı belgelerden biri. Uzmanın uyarıp uyarmadığı, işverenin görüp görmediği, ne kadar sürede ne yapıldığı buradan okunuyor.
2. Risk Değerlendirme Raporu
Sistemin çıkış noktası. Diğer bütün belgeler bir şekilde buradan besleniyor.
Rapor tek kişinin ürünü değil. Ekipte işveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı ile işyeri hekimi, çalışan temsilcileri ve destek elemanları yer alıyor. Ekip listesi de rapora ekleniyor.
İçerik dört aşamayı kapsıyor: tehlike tespiti, riskin analizi, olasılık ve şiddet üzerinden derecelendirme, önlem planı. Önlemler takvime bağlanıyor ve sorumlusu yazılıyor.
Yenileme süreleri tehlike sınıfına göre:
Az tehlikeli sınıf: altı yılda bir
Tehlikeli sınıf: dört yılda bir
Çok tehlikeli sınıf: iki yılda bir
Bu süreler tavan değil. İşyeri taşındığında, yeni bir üretim yöntemi devreye girdiğinde, iş kazası veya meslek hastalığı yaşandığında değerlendirme derhal yenileniyor.
3. Acil Durum Planı ve Tatbikat Raporu
Plan, işyerinin karşılaşabileceği acil durumları ve bunlara müdahale adımlarını içeriyor. Yangın, deprem, sel, kimyasal sızıntı, sabotaj. Her biri ayrı senaryo.
İçinde tahliye krokileri, toplanma alanları, acil durum ekipleri ve iletişim listesi yer alıyor. Ekipler dörde ayrılıyor. Söndürme, kurtarma, koruma ve ilk yardım.
Planın geçerlilik süresi risk değerlendirmesiyle aynı takvimi izliyor. Az tehlikelide altı, tehlikelide dört, çok tehlikelide iki yıl.
Ama asıl kısım tatbikat. Tatbikat aynı sıklıkta zorunlu ve sonrasında değerlendirme raporu hazırlanıyor. Raporda tahliye süresi, aksayan noktalar ve alınacak düzeltici önlemler yer alıyor.
4. İSG Eğitim Kayıtları
Her çalışanın işe başlamadan önce eğitim alması zorunlu. Bu eğitimleri iş güvenliği uzmanı planlıyor, büyük kısmını veriyor ve kayıt altına alıyor.
Eğitim süreleri tehlike sınıfına göre belirlenmiş: az tehlikeli işyerlerinde en az 8 saat, tehlikeli sınıfta 12 saat, çok tehlikeli sınıfta 16 saat.
Yenileme aralıkları da farklı. Az tehlikelide üç yılda bir, tehlikelide iki yılda bir, çok tehlikelide yılda bir.
Kayıt seti şunlardan oluşuyor: eğitim programı ve içeriği, katılım tutanağı (ıslak imzalı), eğitim süresi ve tarihi, eğitmen bilgisi ve belgesi, yapıldıysa sınav sonuçları, çalışana verilen eğitim belgesi.
İşe giriş eğitimi dışında da ek eğitim gerektiren durumlar var: iş değişikliği, yeni ekipman devreye alınması, uzun süreli işten uzak kalma sonrası dönüş ve iş kazası sonrası.
5. İş Kazası ve Ramak Kala Kayıtları
Kaza olduğunda üretilen belge zinciri şöyle işliyor.
Önce olay yeri tespiti ve tanık ifadeleri. Ardından kök neden analizi. Olay nasıl gerçekleşti, hangi önlem eksikti, tekrarı nasıl engellenir. Sonra düzeltici faaliyet planı ve takibi.
Resmî tarafta iş kazasının üç iş günü içinde SGK'ya bildirilmesi zorunlu.
Ramak kala kayıtları da aynı dosyada tutuluyor. Yaralanma olmadan atlatılan olaylar bunlar. Düşen malzeme kimseye çarpmamış, kayan kişi dengesini toparlamış.
6. İSG Kurulu Tutanakları
Elli ve daha fazla çalışanı olan ve altı aydan uzun süren işlerin yapıldığı işyerlerinde iş sağlığı ve güvenliği kurulu kurulması zorunlu.
Kurulun sekreteryasını iş güvenliği uzmanı yürütüyor: gündem hazırlıyor, tutanak tutuyor, kararların takibini yapıyor.
Toplantı sıklığı tehlike sınıfına bağlı. Az tehlikelide üç ayda bir, tehlikelide iki ayda bir, çok tehlikelide ayda bir.
Tutanakta gündem maddeleri, alınan kararlar, sorumlular ve termin tarihleri yer alıyor. Bir sonraki toplantının ilk maddesi genelde önceki kararların durumu oluyor.
7. Periyodik Kontrol Raporları
İş ekipmanlarının düzenli kontrolü ayrı bir belge grubu üretiyor. Bu kontrolleri iş güvenliği uzmanı kendisi yapmıyor ama takvimini kuruyor ve raporları dosyalıyor.
Kapsama giren başlıca ekipmanlar:
Kaldırma ve iletme ekipmanları: vinç, forklift, caraskal, asansör
Basınçlı kaplar: kompresör, buhar kazanı, hidrofor, LPG tankı
Elektrik tesisatı ve topraklama ölçümleri
Yangın algılama ve söndürme sistemleri
Havalandırma ve klima tesisatı
Genel kural yılda bir kontrol. İlgili standartlarda farklı bir süre öngörülmüşse o süre geçerli oluyor.
8. Ortam Ölçüm Raporları
Çalışma ortamındaki fiziksel ve kimyasal etkenler ölçülüyor: gürültü, toz, aydınlatma, termal konfor, titreşim, kimyasal maruziyet.
Ölçümlerin Bakanlıkça yetkilendirilmiş akredite laboratuvarlarca yapılması şart. Burada iş güvenliği uzmanı ölçüm noktalarını belirliyor, sonucu yorumluyor ve sınır değer aşıldıysa önlem öneriyor.
Rapor tek başına yeterli değil. Sonuçların risk değerlendirmesine ve gerekiyorsa sağlık gözetim planına yansıtılması gerekiyor. Dosyada duran ama hiçbir yere işlenmeyen bir ölçüm raporu, işlevini yerine getirmiyor.
9. Kişisel Koruyucu Donanım Zimmet Formları
Baret, gözlük, eldiven, emniyet kemeri, kulaklık, maske. Her biri çalışana zimmetle veriliyor.
Zimmet formunda donanımın türü, teslim tarihi, CE belgesi bilgisi ve çalışanın imzası bulunuyor. Ayrıca kullanım eğitiminin verildiği kayıt altına alınıyor.
10. Destekleyici Kayıtlar
Ana belgelerin yanında takip edilen daha küçük ama gerekli kayıtlar var:
Çalışan temsilcisi seçim veya atama tutanağı
İş sağlığı ve güvenliği talimatları: makine bazlı, iş bazlı
Sağlık raporları: işyeri hekimiyle ortak takip
Alt işveren ve taşeron belgeleri: SGK kayıtları, eğitim ve sağlık raporları
Çalışma izinleri: sıcak iş, yüksekte çalışma, kapalı alan
Yıllık çalışma planı ve yıllık değerlendirme raporu
Son iki belge sık atlanıyor. Yıllık çalışma planı gelecek yılın eğitim, ölçüm, tatbikat ve kontrol takvimini içeriyor. Yıllık değerlendirme raporu ise geçen yılın bilançosunu çıkarıyor: kaç eğitim yapıldı, kaç kaza oldu, hangi önlemler kapandı.
Saklama Süresi ve Denetim
Kayıtların en az on beş yıl saklanması gerekiyor. Süre uzun çünkü meslek hastalıkları yıllar sonra ortaya çıkabiliyor. Bir çalışan işten ayrıldıktan on yıl sonra maruziyet iddiasıyla başvurduğunda, geriye dönük kayıtlara ihtiyaç duyuluyor.
Denetimde ilk istenen belgeler genelde şunlar: onaylı defter, risk değerlendirme raporu, eğitim kayıtları, acil durum planı ve tatbikat raporu, periyodik kontrol raporları, İSG-KATİP sözleşmesi.
Aylık Kontrol Listesi
Belgeleri güncel tutmanın en pratik yolu, her ziyarette aynı listeyi geçmek. Kısa bir şablon:
Yeni işe girenlerin eğitimi tamamlandı mı, tutanakları imzalandı mı
Geçen ay deftere yazılan tespitler kapandı mı
Bu ay periyodik kontrolü dolan ekipman var mı
Eğitim yenileme tarihi yaklaşan çalışan var mı
Kaza veya ramak kala yaşandı mı, kaydı tutuldu mu
KKD zimmetleri güncel mi, yıpranan donanım değişti mi
Taşeron çalışıyorsa belgeleri kontrol edildi mi
Kurul toplantısı ayı ise gündem hazırlandı mı
Sekiz maddelik bir liste. Ama düzenli işletildiğinde belge setinin denetime hazır kalmasını sağlıyor.
Sık Yapılan Dört Hata
Belge tarafında tekrar eden sorunlar var, saymakta fayda görüyorum.
Şablondan üretilen risk değerlendirmesi. Başka bir işyerinden alınıp isim değiştirilmiş raporlar. Denetimde hemen anlaşılıyor çünkü rapordaki tehlikelerle sahadaki durum örtüşmüyor.
Geriye dönük doldurulan tutanaklar. Denetim haberi geldiğinde toplu imza toplanması. Hukuki açıdan riskli, üstelik imza tarihleri ile İSG-KATİP kayıtları karşılaştırıldığında tutarsızlık çıkıyor.
Kapanmayan aksiyonlar. Tespit yazılıyor, takvim veriliyor, ama kapanış kaydı hiç oluşmuyor. Aylar sonra aynı tespit yeniden yazılıyor. Bu döngü denetimde işverenin aleyhine okunuyor.
Ölçüm raporunun dosyada kalması. Gürültü ölçümü yapılıyor, sınır değer aşılıyor, rapor klasöre giriyor ve hiçbir yere yansımıyor. Oysa sonucun risk değerlendirmesine ve sağlık gözetim planına işlenmesi gerekiyor.
Kâğıt mı, Dijital mi?
Kayıtların elektronik ortamda tutulması mümkün ve giderek yaygınlaşıyor. Onaylı defterin ıslak imzalı fiziksel nüshası ise hâlâ standart uygulama.
Dijital sistemlerin avantajı takipte ortaya çıkıyor. Eğitim tarihi yaklaşan çalışanlar, kontrolü dolan ekipmanlar ve kapanmamış aksiyonlar otomatik uyarı üretiyor. Elle takipte bu kalemler kaçıyor.
Neden Bu Kadar Kayıt?
Klasörlerin kalınlığı ilk bakışta abartılı görünüyor. Mantığı ise gayet basit: sahada yapılan işin başka kanıtı yok.
Hiç verilmeyen bir eğitimle, verilip kaydedilmeyen bir eğitim arasında denetimde de mahkemede de fark bulunmuyor. İkisi de olmamış sayılıyor. Bir iş güvenliği uzmanı için de işveren için de asıl koruma, tam olarak o dosyanın içinde duruyor.
Sıkça Sorulan Sorular
İSG kayıtları kaç yıl saklanmalı?
En az on beş yıl. Meslek hastalıkları yıllar sonra ortaya çıkabildiği için süre uzun tutulmuş.
Onaylı deftere kimler imza atıyor?
İşveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi. Defter, kaza sonrası yargılamalarda delil niteliği taşıyor.
Periyodik kontroller ne sıklıkta yapılıyor?
Genel kural yılda bir. İlgili standartta farklı bir süre öngörülmüşse o süre geçerli oluyor. Kontrolü yapan kişinin, ekipman türüne uygun biçimde yetkilendirilmiş olması şart.
Denetimde ilk hangi belgeler isteniyor?
Genellikle onaylı defter, risk değerlendirme raporu, eğitim kayıtları, acil durum planı ve tatbikat raporu, periyodik kontrol raporları ile İSG-KATİP sözleşmesi.
Kayıtlar dijital ortamda tutulabilir mi?
Evet, elektronik kayıt mümkün ve takip açısından avantajlı. Eğitim tarihi yaklaşan çalışanlar ile kontrolü dolan ekipmanlar otomatik uyarı üretiyor. Onaylı defterin ıslak imzalı fiziksel nüshası ise standart uygulama olarak korunuyor.
https://umutelbir.com/is-guvenligi-uzmani-kimdir/ hakkında bilgi almak için hemen tıklayın.
